Zeitmanagement
ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode ist eine einfache Methode des Zeitmanagements, die bei konsequenter Umsetzung den Tagesablauf sehr gut strukturiert. Die ALPEN-Methode soll auf den Zeitmanagement Experten Prof. Dr. Lothar Seiwert zurückgehen, der mit dieser Methode das kleinste überschaubare Zeitintervall, den einzelnen Tag, einer effektiven Zeitplanung zugänglich macht. Die Planung des Tagesablaufes soll dabei 10 bis 15 Minuten nicht überschreiten.
Das Akronym ALPEN beschreibt in sequentieller Abfolge das Planungsschema:
Aufgaben und Termine aufschreiben
Länge abschätzen
Pufferzeiten festlegen
Entscheidungen treffen, Prioritäten setzen
Nachkontrolle
Aufgaben notieren
Der erste Schritt ist die Erstellung einer To-do-Liste bzw. die Verwendung eines Terminkplaners oder Terminkalenders. Notieren Sie sich alle Aufgaben, die Sie am nächsten Tag erledigen möchten. Wichtig dabei sind die Art der Tätigkeit, den Ort, wo Sie die Tätigkeit ausführen möchten und wann Sie die Aufgabe beginnen möchten. Unerledigtes sollte ebenfalls in die Liste mit aufgenommen werden.
Länge schätzen
In der Theorie eigentlich ganz einfach. In der Praxis immer wieder eines der größten Probleme: das Abschätzen der Zeit, die Sie für eine Aufgabe benötigen. Sie müssen lernen, den Arbeitsaufwand für eine Tätigkeit richtig einzuschätzen. Setzen Sie sich für jede Tätigkeit ein Zeitlimit. Lernpsychologen wissen schon lange, dass Menschen konzentrierter und schneller arbeiten, wenn sie eine Aufgabe innerhalb einer vorgegeben Zeit erledigen müssen.
Pufferzeiten einplanen
Im wirklichen Leben passieren ständig Dinge, die so nicht geplant waren oder nicht vorherzusehen waren. Außerdem passiert es oft, dass Sie den Zeitaufwand für eine Arbeit falsch einschätzen (siehe Länge schätzen). Um Ihr geplantes Tagespensum nicht zu gefährden, müssen Sie deshalb Pufferzeiten einplanen. Pufferzeiten helfen Ihnen außerdem, Stress zu vermeiden und führen zu mehr Gelassenheit.
Bei der Planung Ihres Tagespensums sollten Sie sich an folgende Näherungswerte halten:
Zweidrittel der Zeit für konkrete Aufgaben reservieren
Eindrittel der Zeit als Pufferzeit festlegen
Es kann immer wieder mal vorkommen, dass selbst der Zeitpuffer nicht reicht, um eine Aufgabe zu Ende zu führen. Berücksichtigen Sie Ihre deshalb Leistungskurve. Aufgaben, die viel Kopfarbeit verlangen, sind am besten zwischen 8.30 Uhr bis 11.00 Uhr und 18.30 bis 21.00 Uhr zu bewältigen.
Entscheidungen treffen
Bei der Erstellung der To-do-Liste werden Sie feststellen, dass die eingetragenen Aufgaben an einem Tag nicht alle zu bewältigen sind. Sie müssen Entscheidungen treffen: was ist für Sie wichtig, was ist weniger wichtig; was müssen Sie selbst erledigen, was können Sie an Andere delegieren. Setzen Sie Prioritäten. Gehen Sie dabei nach der Eisenhower-Methode vor.
Nachkontrolle
Die Nachkontrolle hilft Ihnen, Ihren Tagesablauf immer besser zu organisieren. Beim erstmaligen Anwenden der ALPEN-Methode werden Sie feststellen, dass das Ganze noch nicht reibungslos funktioniert. Überlegen Sie sich, ob Sie die Pufferzeiten ausreichend lang gewählt haben, überprüfen Sie, ob Sie die Prioritäten richtig gesetzt haben und vor allem, hören Sie auf Ihr Bauchgefühl. Haben Sie das Tagespensum ohne Stress geschafft und haben Sie am Abend ein gutes Gefühl. Wenn ja, haben Sie alles richtig gemacht, wenn nein, müssen Sie Ihre Planung noch verfeinern.
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